3D-Drucke als Kleinunternehmer abrechnen: die Pflichtangaben

Der Preis steht, der Kunde hat zugesagt. Bleibt die Rechnung: das Dokument, das gegenüber dem Finanzamt und deinem Geschäftskunden zählt. Hier sind die Pflichtangaben für Kleinunternehmer in Deutschland, Stand November 2026, was die E-Rechnung ändert, und die vollständige Rechnung meines Auftrags über zwölf Teile.

Wann eine Rechnung Pflicht ist

Lieferst du an ein anderes Unternehmen für dessen Betrieb, musst du innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Gegenüber Privatkunden besteht diese Pflicht in der Regel nicht; die Ausnahmen betreffen vor allem Arbeiten im Zusammenhang mit einem Grundstück. Ich schreibe trotzdem zu jedem Auftrag eine Rechnung, auch für Privatleute: Sie nummeriert meine Arbeit, und sie ist das, was ich wiederfinde, wenn ein Kunde nach zwei Jahren dasselbe Teil nachbestellt.

Kleinunternehmer: die Grenzen seit 2025

Kleinunternehmer bist du, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. So steht es in § 19 Abs. 1 UStG in der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung, und so gilt es im November 2026. Deine Umsätze sind dann steuerfrei: keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, dafür ein Hinweis auf die Befreiung.

Was auf die Rechnung eines Kleinunternehmers muss

Für Kleinunternehmer gibt es eine eigene, schlankere Liste: § 34a UStDV. Mindestens diese Angaben gehören auf die Rechnung:

Du und dein Kunde. Der vollständige Name und die vollständige Anschrift von beiden.

Deine Nummer. Die Steuernummer vom Finanzamt, die USt-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.

Das Datum. Das Ausstellungsdatum der Rechnung.

Was du lieferst. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Teile; bei einer Dienstleistung Umfang und Art der Leistung. „3D-Druck“ reicht nicht, „12 Halter für Markise aus PETG, Art.-Nr. SB-01“ schon.

Der Betrag und der Hinweis. Das Entgelt als Summe, zusammen mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Üblich ist eine Zeile wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Stellt dein Kunde die Rechnung selbst aus, kommt das Wort „Gutschrift“ dazu. Eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Lieferdatum verlangt § 34a nicht; § 14 Abs. 4 UStG verlangt sie, sobald du kein Kleinunternehmer mehr bist, zusammen mit Steuersatz und Steuerbetrag. Ich setze beides trotzdem auf jede Rechnung: Die Nummer hält meine Buchhaltung lückenlos, das Datum beantwortet die erste Frage jedes Kunden bei einer Reklamation. Und wer die Grenze einmal überschreitet, muss an seinen Vorlagen dann nur noch die Steuer ändern. Für Beträge bis 250 € gibt es außerdem die Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV) mit noch weniger Angaben.

Lieferung oder Leistung: getrennte Zeilen

§ 34a unterscheidet selbst: Für gelieferte Gegenstände stehen Menge und handelsübliche Bezeichnung auf der Rechnung, für eine sonstige Leistung Umfang und Art. Bei einem Druckauftrag kommt meist beides vor. Die gedruckten Teile behandle ich als Lieferung, die Arbeit an der Datei — Prüfung, Nachkonstruktion nach Muster, Modellierung — als Leistung, nach Zeit abgerechnet. Wo genau die Grenze verläuft, darüber lässt sich bei einem komplett für einen Kunden konstruierten Teil streiten. Kläre das einmal mit deinem Steuerberater, bevor du die ersten Rechnungen schreibst.

Zahlungsziel und Verzug

Zahlungsbedingungen sind in Deutschland keine Pflichtangabe, aber sie zählen. Ein Kunde gerät spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug; ein Verbraucher nur dann, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Dieser Satz gehört also auf jede Rechnung an Privatkunden. Im Verzug schuldet ein Unternehmen Zinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz und eine Pauschale von 40 €, ein Verbraucher Zinsen von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB).

E-Rechnung: was für Kleinunternehmer gilt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch der Kleinunternehmer; ein gewöhnliches E-Mail-Postfach genügt dafür. Eine E-Rechnung ist kein PDF: Sie ist eine Datei in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD, die sich maschinell auslesen lässt.

Für das Ausstellen gilt bei Inlandsumsätzen zwischen Unternehmen ein Stufenplan (§ 27 Abs. 38 UStG). Bis zum 31. Dezember 2026 sind Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen noch erlaubt. 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr. Ab dem 1. Januar 2028 muss jedes andere Unternehmen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Der Kleinunternehmer ist davon ausgenommen: Seine Rechnung darf auch danach eine „sonstige Rechnung“ bleiben, also Papier oder PDF (§ 34a UStDV). Rechnungen an Privatkunden sind ohnehin nicht betroffen.

Die vollständige Rechnung meines Auftrags

Hier ist der Auftrag über zwölf PETG-Teile aus dem Ratgeber „Was soll ich für einen 3D-Druck berechnen?“, so abgerechnet, wie ich ihn heute als Kleinunternehmer an einen Geschäftskunden schicken würde. Namen, Anschriften und Nummern sind erfunden: Es ist ein Beispiel.

Kopf. Rechnung Nr. 2026-0041 (Beispiel), ausgestellt am 4. November 2026. Von: Kim Beispiel, Beispielstraße 1, 00000 Beispielstadt, Steuernummer 000/000/00000 (fiktiv). An: Markisen Beispiel GmbH, Musterweg 2, 00000 Beispielstadt. Zum Angebot A2026-0036. Lieferdatum: 3. November 2026.

Fuß. Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer). Zahlbar innerhalb von 30 Tagen, bis zum 4. Dezember 2026, per Überweisung.

Jedes Teil wiegt 33,53 g und braucht 2,12 Std., daher die 402,36 g und 25,44 Std. Mit 111,29 € wäre diese Rechnung auch eine Kleinbetragsrechnung; ich schreibe sie trotzdem vollständig, weil der Kunde sie so in seine Buchhaltung übernehmen kann, ohne nachzufragen.

Die häufigsten Fehler

Kein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. „3D-Druck“ statt Menge und Art der Teile. Die Steuernummer vergessen. Auf einer Rechnung an Privatkunden den Hinweis auf den Verzug nach 30 Tagen weglassen. Und nach dem Wechsel aus der Kleinunternehmerregelung die alten Vorlagen weiterbenutzen: Dann fehlen Rechnungsnummer, Steuersatz und Steuerbetrag.

Das alles gilt für einen Kleinunternehmer in Deutschland, Stand November 2026, und die Regeln zur E-Rechnung werden noch in Schritten wirksam. Prüf es mit deinem Steuerberater, besonders die Grenze zwischen Lieferung und Leistung.

Was ForgeCalc dabei macht

ForgeCalc setzt diese Angaben je nach Land automatisch auf die Rechnung — in Deutschland Steuernummer, Hinweis nach § 19 UStG, getrennte Liefer- und Leistungszeilen — und erzeugt auf Wunsch die E-Rechnung im passenden Format: ZUGFeRD in Deutschland, Factur-X in Frankreich, FatturaPA in Italien, Facturae in Spanien. Das Programm erzeugt die Datei; den Versand übernimmst du. In Frankreich zum Beispiel läuft er zwingend über eine zugelassene Plattform.

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